PDKS'de asıl karmaşıklık nerede?

Karmaşıklık okuyucu donanımında değil, kural motorundadır. Aynı ham geçiş verisi; vardiya tanımı, tolerans süresi, mola kesintisi, gece çalışması, hafta tatili ve resmî tatil kurallarına göre farklı puantaj sonuçları üretir. Bu kurallar yazılı değilse, sistem "yanlış hesaplıyor" gibi görünür; oysa hesapladığı, tanımlanmamış bir kuraldır.

Yazılması gereken kural kümesi

  • Vardiya tanımı: başlangıç/bitiş, gece yarısını aşan vardiyaların hangi güne yazılacağı
  • Tolerans: kaç dakika geç giriş geç sayılmaz, tolerans mesai süresinden düşülür mü
  • Mola: sabit mi düşülür, okuyucu geçişine mi bağlıdır, mola aşımı nasıl işlenir
  • Yuvarlama: giriş/çıkış saatleri yuvarlanacaksa hangi yöne ve kaç dakikaya
  • Eksik geçiş: çıkış okutmayan personelin günü nasıl hesaplanır, kim düzeltebilir
  • Fazla mesai: hangi eşikten sonra başlar, günlük mü haftalık mı hesaplanır, onaya bağlı mı

Son madde kritiktir: onaya bağlı olmayan fazla mesai hesabı, kapıda geçirilen fazladan süreyi ücrete dönüştürür ve bu genellikle istenen davranış değildir.

Eksik geçiş ve düzeltme kaydı

Uygulamada geçişlerin bir kısmı her zaman eksik olur. Sistemin bunu kabul eden bir tasarımı olmalıdır: eksik gün işaretlenir, yöneticiye düşer, düzeltme yapılır ve düzeltmenin kendisi kayıt altına alınır (kim, ne zaman, hangi değeri neyle değiştirdi, gerekçesi ne). Düzeltme kaydı tutulmayan bir PDKS, uyuşmazlık durumunda kanıt üretemez.

Biyometrik veri: en riskli karar

Parmak izi ve yüz verisi özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriyi işlemenin hukuki dayanağı dar tanımlanmıştır ve çalışanın rızası, iş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle tek başına yeterli bir dayanak olarak kabul edilmeyebilir. Pratik yaklaşım:

  • Önce biyometrik olmayan yöntemleri değerlendirin (kart, PIN, mobil doğrulama).
  • Biyometri zorunluysa, ham görüntü yerine geri döndürülemez şablon saklayın.
  • Alternatif bir yöntemi mutlaka sunun ve çalışanı bilgilendirin.
  • Saklama süresi ve imha yöntemi yazılı olsun; işten ayrılışta silme adımı tanımlansın.

Karar teknik değil hukuki sonuç doğurduğu için, ilgili mevzuat ve kurum rehberleri esas alınmalı ve hukuk danışmanınızla doğrulanmalıdır.

Bordro entegrasyonu

PDKS ile bordro arasındaki sınır nettir: PDKS süreyi üretir, bordro ücreti hesaplar. Aktarımda taşınması gereken alanlar; normal çalışma süresi, fazla mesai süresi (türlerine ayrılmış), gece çalışması süresi, devamsızlık ve izin türleridir. Aktarımın dönem kapanışıyla ilişkisi de tanımlanmalıdır: kapanmış dönemde yapılan düzeltme bir sonraki döneme mi yansır, yoksa dönem yeniden mi açılır?

İzin yönetimiyle birlikte düşünün

Puantaj, izin verisi olmadan doğru sonuç vermez. Yıllık izin, ücretsiz izin, raporlu gün ve idari izin ayrı türlerdir ve puantaja farklı yansır. İzin talebi ile onayın sistemde olması, eksik gün analizini de kolaylaştırır.

Sık sorulan sorular

Mobil uygulamayla giriş-çıkış yapılabilir mi?

Yapılabilir; konum doğrulaması veya işyeri ağına bağlılık kontrolüyle desteklenir. Aynı konum doğrulama tartışmasını saha satış rehberinde de ele alıyoruz. Bu yöntemde de konum verisi kişisel veri olduğundan aynı asgarilik ilkesi geçerlidir.

Vardiya değişimi nasıl yönetilmeli?

Vardiya atamaları geçmişe dönük olarak da saklanmalıdır. Bugünkü vardiya tanımıyla geçmiş bir ayın puantajını yeniden hesaplamak, kapanmış bordroyla uyuşmazlık üretir.

Fazla mesai günlük mü haftalık mı hesaplanır?

Bu bir mevzuat ve iç politika sorusudur; sistemde her ikisi de tanımlanabilmelidir. Yaygın hata, tek bir yöntemi kodun içine gömüp sonradan değiştirilemez hâle getirmektir.