PDKS — Personel Devam Kontrol

PDKS nedir?

PDKS, personelin giriş-çıkış kayıtlarını bordroya aktarılabilir bir puantaja dönüştüren sistemdir. Asıl iş kart okutmak değil, kural setidir: hangi süre çalışma sayılır, hangi saat fazla mesai olur, hangi gün tatil kabul edilir.

Hangi problemi çözer?

• Puantaj Excel'de hesaplanır ve kural kişinin kafasındadır; kişi değişince hesap değişir.
• İtiraz çözülemez. Çalışan "ben o gün geldim" dediğinde ham kayıt saklanmıyorsa tartışma kapanmaz.
• Vardiya değişikliği geriye dönük hesabı bozar. Kural sürümlenmediğinde geçmiş dönem yeniden hesaplandığında farklı sonuç çıkar.

Nasıl çalışır?

Sistem iki katmanı ayrı tutar: ham kayıt (cihazdan gelen geçiş) ve hesaplanan puantaj. Ham kayıt hiçbir zaman silinmez veya değiştirilmez; düzeltme yapıldığında bu bir düzeltme kaydı olarak eklenir ve kim yaptığı görünür.

Vardiya, tatil ve mesai kuralları sürümlenir. Kural değiştiğinde geçmiş dönemler eski sürümle hesaplanmaya devam eder; aksi hâlde kapanmış bir bordro dönemi sonradan değişir.

Modüller

• Vardiya: plan, dönüşüm, esnek çalışma, gece vardiyası kuralları.
• Puantaj: çalışılan süre, eksik süre, fazla mesai, hafta tatili ve resmî tatil.
• İzin: yıllık, ücretsiz, raporlu, mazeret; talep ve onay akışı.
• Düzeltme: eksik okutma, unutulan çıkış, yönetici onaylı düzeltme kaydı.
• Raporlama: departman, lokasyon ve dönem bazında devam raporları.

Entegrasyonlar

Geçiş kontrol ve terminal donanımı, bordro ve İK sistemleri, ERP maliyet tarafı (iş merkezi ve üretim vardiyası), üretim tesisleri için iş emri kayıtları, mağaza personeli için perakende POS kasa oturumu eşleşmesi.

Kişisel veri notu

PDKS doğrudan kişisel veri işler. Bu nedenle: hangi verinin ne kadar süreyle saklanacağı, kimin göreceği ve hangi amaçla kullanılacağı yazılı olarak tanımlanmalı ve çalışan bilgilendirilmelidir. Biyometrik veri kullanımı ayrı bir hukuki değerlendirme gerektirir; varsayılan tasarımımız kart/PIN tabanlıdır.

Kullanım senaryoları

• Üretim tesisi: vardiyalı çalışma, fazla mesai ve üretim maliyetine yansıma.
• Çok şubeli perakende: mağaza bazlı vardiya ve personel planlaması.
• Saha ekibi: mobil giriş-çıkış ve lokasyon doğrulaması.
• Karma: ofis esnek çalışma ile üretim vardiyasının aynı sistemde yönetimi.

Devreye alma

1. Kural seti: vardiya modelleri, mesai eşikleri, tatil takvimi.
2. Donanım ve kayıt: terminal kurulumu, personel eşleştirme.
3. Paralel dönem: bir dönem elle hesapla birlikte yürütülüp fark analizi.
4. Bordro aktarımı: çıktı formatı ve onay akışı.

Üçüncü adım atlanmamalıdır: paralel dönem, kural setindeki eksikleri bordro kapanmadan gösterir.

Sık sorulan sorular

Mevcut turnike/kart sistemimiz kullanılabilir mi?

Çoğu durumda evet. Belirleyici olan cihazın kayıtları dışarı verebilmesidir (dosya, veritabanı veya API). Cihaz değişimi gerekiyorsa nedeni genellikle üretici desteğinin sona ermesidir.

Unutulan çıkış nasıl ele alınıyor?

Eksik kayıt otomatik olarak tamamlanmaz. Yönetici onaylı düzeltme kaydı olarak eklenir; ham kayıt olduğu gibi kalır. Bu ayrım, itiraz durumunda kanıt üretir.

Fazla mesai hesabı mevzuata göre otomatik mi yapılıyor?

Sistem, tanımladığınız eşikleri uygular. Hangi eşiğin ve hangi çarpanın kullanılacağı sizin İK/hukuk tarafınızın kararıdır; bunu varsayılan olarak biz belirlemiyoruz.

Öne Çıkan Özellikler