ERP projesinin sonucu yalnızca ürüne bağlı değildir. Danışmanlık ekibinin süreç bilgisi, proje yönetişimi, veri göçü yaklaşımı, geliştirme disiplini ve canlı sonrası destek modeli projenin başarısını doğrudan etkiler. Bu yazı, danışmanlık firmasını değerlendirirken sorulacak somut soruları ve sözleşmeye yazılması gerekenleri listeler.

Ürün ve ekip birlikte değerlendirilir

ERP bir tak-çalıştır ürünü değildir. Ürün süreçleri kurmak için bir çerçeve verir; o çerçeveyi işletmeye göre şekillendiren uygulama ekibidir. Aynı ürünle çalışan iki ekip farklı sonuçlar üretebilir:

  • ürün ağacınız işletmenin gerçeğine göre kurulabilir ya da yüzeysel kalabilir,
  • maliyet gerçekten hesaplanabilir ya da yalnızca stok hareketi olarak görünebilir,
  • entegrasyonlar izlenebilir olabilir ya da her hatada karanlıkta kalabilir.

Bu, "ürün önemsizdir" anlamına gelmez. Ürün seçimi kapsamı ve sınırları belirler; ekip bu sınırlar içinde ne kadarının hayata geçeceğini belirler. İkisi birlikte değerlendirilmelidir.

Değerlendirme alanları

Sektör deneyimi

Sizin sektörünüzde benzer ölçekte kaç proje yürütüldüğü ve o projelerde hangi süreçlerin kurulduğu. Müşteri adı paylaşılamıyorsa bile sektör, ölçek ve kapsam anlatılabilmelidir.

Süreç bilgisi

Ekran göstermeden önce sizin sürecinizi anlayıp anlamadıkları. İyi bir gösterge: ilk toplantıda ürün tanıtımı mı yapıldı, yoksa süreç sorusu mu soruldu?

Teknik ekip

Danışman, geliştirici, entegrasyon ve veri tarafında kimlerin çalışacağı. Ekip aynı anda kaç projede? Bu soru genellikle en açıklayıcı olanıdır.

Veri göçü yaklaşımı

Ana veri, açık işlem ve tarihsel verinin ayrı ele alınıp alınmadığı; doğrulamanın kim tarafından, hangi kontrol toplamlarıyla yapılacağı.

Geliştirme yöntemi

Geliştirmenin platformun desteklediği hangi katmanda yapılacağı ve sürüm yükseltmeye etkisinin nasıl belgeleneceği.

Entegrasyon deneyimi

Banka, e-belge, POS, e-ticaret, WMS, üretim sahası gibi uçlarda deneyim; hata yönetimi, tekrar deneme ve mutabakat yaklaşımı.

Proje yönetimi ve yönetişim

Kapsam değişikliğinin nasıl yönetildiği, karar mekanizması, ilerleme raporlaması ve risk takibi.

Test ve UAT

Test verisinin nereden geldiği, gerçek veriyle test yapılıp yapılmadığı, kabul testini kimin yürüteceği.

Canlı sonrası destek

Hypercare süresi, yanıt ve çözüm sürelerinin ayrı tanımlanması, destek kapsamının neyi içerdiği.

Dokümantasyon

Süreç, konfigürasyon, geliştirme ve entegrasyon dokümanlarının kapsamı ve teslim biçimi.

Ekibe bağımlılık riski

Projeyi tek bir kişinin taşıyıp taşımadığı, devir prosedürünün tanımlı olup olmadığı, kilit kullanıcı yetiştirme planı.

Referanslar

Benzer sektörde canlıda çalışan kurulumlar ve referans görüşmesinde proje sorularının sorulabilmesi.

Ticari şeffaflık

Kapsam dışı taleplerde birim fiyat, değişiklik süreci ve lisans/hizmet ayrımının açıklığı.

Sözleşmeye yazılması gerekenler

Aşağıdakiler iyi niyet konusu değildir; yazılı olmalıdır:

  1. Kapsam listesi — madde madde, her maddenin standart/konfigürasyon/geliştirme/entegrasyon ayrımıyla.
  2. Kabul kriterleri — her ana süreç için test edilebilir cümlelerle.
  3. Atanan ekip — rol, deneyim ve minimum adam/gün taahhüdü.
  4. Veri göçü kapsamı — hangi veri kümeleri, hangi tarih aralığı, kim doğrulayacak.
  5. Entegrasyon listesi — hangi sistem, hangi yön, hangi sıklık, hata durumunda ne olacak.
  6. Eğitim — kaç kişi, kaç saat, hangi rol için.
  7. Geçiş kriterleri — hangi koşullar sağlanmadan canlıya geçilmeyeceği ve geri dönüş planı.
  8. Destek — kapsam, yanıt ve çözüm süreleri, ücretlendirme.
  9. Dokümantasyon ve devralınabilirlik — hangi dokümanların, hangi formatta teslim edileceği.
  10. Veri ve geliştirme sahipliği — erişim hakları ve proje sonunda teslim koşulları.

Uyarı işaretleri

  • Süreç analizi yapmadan fiyat veren firma. Kapsam bilinmeden verilen fiyat proje sırasında değişir.
  • "Her şey standartta var" diyen firma. Hiçbir ürün her süreci standartta karşılamaz; bu cevap, uyarlama maliyetinin sözleşme sonrasına bırakıldığını gösterebilir.
  • Referans veremeyen firma. İsim paylaşılamasa bile sektör, ölçek ve kapsam anlatılabilmelidir.
  • Ölçüm yöntemi tanımlamadan yüzde vaadi veren firma. "Stok doğruluğunu %30 artırırız" gibi taahhütler, başlangıç ölçümü yapılmadan anlamsızdır.
  • Tek kişiye bağımlı ekip. Projeyi bir kişi taşıyorsa, o kişi ayrıldığında proje durur.
  • Her talebe geliştirme öneren firma. Standart veya entegrasyon yeterliyken geliştirme satmak, TCO'yu sessizce büyütür.

Biz nasıl çalışıyoruz?

Aynı soruları bize de sorabilmeniz için kendi yöntemimizi açıkça yazıyoruz:

  • Önce süreç ve fit-gap. Ekran görmeden önce süreçleri çıkarıyor; hangi maddenin standart, hangisinin konfigürasyon, geliştirme veya entegrasyon gerektirdiğini işaretliyoruz.
  • Kapsam ve kabul kriterleri yazılı. "Devreye alındı" yerine test edilebilir cümleler kullanıyoruz.
  • Tek ürün perspektifiyle başlamıyoruz. Farklı ERP ekosistemlerinde çalışıyoruz; mevcut sisteminiz yeterliyse değiştirmemenizi öneriyoruz.
  • Analiz ile uygulamayı birlikte yürütebiliyoruz. Yol haritasını rapor olarak bırakmıyor; konfigürasyon, geliştirme, entegrasyon ve veri göçünü aynı proje çatısı altında yürütebiliyoruz.
  • Ölçülmemiş sonuç taahhüdü vermiyoruz. Ne kadar iyileşeceğini önceden söylemiyoruz; neyin ölçülebilir hâle geleceğini söylüyoruz.

İyi bir ERP danışmanlık firması size her talebiniz için geliştirme satmaz: standart fonksiyon yeterliyse standardı, entegrasyon daha doğruysa entegrasyonu, ERP değişimi gerekmiyorsa mevcut sistemi iyileştirmeyi önerebilmelidir.

Ayrıntılı yaklaşım ERP danışmanlığı ve geliştirme sayfamızda. Ürün seçimini nasıl yaptığımızı ERP nasıl seçilir rehberinde, aday ürünlerin kriter bazlı karşılaştırmasını ERP ekosisteminde alternatifler yazısında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ürünün kendi iş ortağı mı, bağımsız danışman mı?

Ürün iş ortağı ürünü daha derin bilir ve üreticiyle doğrudan kanalı olabilir. Seçim danışmanlığını ayrı bir tarafa vermek, ürün tercihinde farklı bir bakış açısı sağlayabilir; ancak bu ek maliyet demektir ve her ölçekte gerekli değildir. Belirleyici olan, kimin hangi konuda taraf olduğunu baştan bilmenizdir.

Danışmanlık ücreti nasıl hesaplanır?

Genellikle adam/gün üzerinden. Dikkat edilecek nokta, toplam gün sayısının hangi kapsam için verildiğidir. Kapsam listesi olmadan verilen adam/gün, tahmin değil temennidir.

Proje ne kadar sürer?

Süre kapsamla doğru orantılıdır. Tek şirket, standart üretim ve sınırlı entegrasyon içeren bir kapsam ile çok şirketli, yoğun entegrasyonlu bir kapsam arasında belirgin fark vardır. Süre taahhüdü isterken kapsamın da sabitlendiğinden emin olun.

Canlıya geçtikten sonra ne olur?

Asıl iş burada başlar. İlk dönem, kural setindeki eksiklerin ortaya çıktığı dönemdir. Destek kapsamının bu dönemi kapsadığından ve yanıt/çözüm sürelerinin ayrı yazıldığından emin olun.

Danışmanlık firmasına bağımlı kalır mıyız?

Bu, sözleşme ve yöntemle yönetilebilir bir risktir. Dokümantasyon kapsamı, kilit kullanıcı eğitimi, konfigürasyon kayıtları, veri sahipliği ve devralınabilirlik koşulları sözleşme aşamasında tanımlanırsa bağımlılık belirgin biçimde azalır.