ERP Danışmanlık Firması Nasıl Seçilir?
Kısa cevap: ERP'yi kimin uygulayacağı, hangi ERP'yi seçtiğinizden daha belirleyici olabilir. Aynı ürün, iki farklı ekiple çok farklı sonuç verir. Bu yazı, danışmanlık firmasını değerlendirirken sorulacak somut soruları ve sözleşmeye yazılması gerekenleri listeler.
Neden ürün değil ekip belirleyici?
ERP bir tak-çalıştır ürünü değildir. Ürün, size süreçleri kurmak için bir çerçeve verir; o çerçeveyi işinize göre şekillendiren uygulama ekibidir. Aynı ERP ile:
- Ürün ağacınız doğru kurulabilir veya yüzeysel kalabilir,
- Maliyet gerçekten hesaplanabilir veya yalnızca stok hareketi olarak görünebilir,
- Entegrasyonlar izlenebilir olabilir veya her hatada karanlıkta kalabilir.
Bu farkı yaratan, ürünün özellik listesi değil ekibin sektör deneyimi ve yöntemidir.
Değerlendirmede sorulacak sorular
Ekip hakkında
- Bize kaç kişi atanacak, hangi rollerde? Bu kişiler sözleşmede isimli mi?
- Atanan danışmanların bizim sektörümüzde kaç projesi var?
- Proje sırasında ekip değişirse ne oluyor? Devir prosedürü tanımlı mı?
- Danışmanlar aynı anda kaç projede çalışıyor?
Son soru çoğu zaman en açıklayıcı olanıdır. Aynı anda beş projede olan bir danışmanın sizin darboğazınıza ayıracağı zaman sınırlıdır.
Yöntem hakkında
- Kapsam nasıl belgeleniyor? Süreç haritası çıkarılıyor mu, yoksa doğrudan uyarlamaya mı geçiliyor?
- Kabul kriterleri nasıl tanımlanıyor? "Modül devreye alındı" değil, "şu senaryo şu sonucu üretiyor" biçiminde mi?
- Test verisi nereden geliyor? Gerçek veriyle mi test ediliyor?
- Veri göçünde hangi veri taşınacak, kim doğrulayacak?
- Canlıya geçiş planı nasıl: tek seferde mi, kademeli mi? Geri dönüş planı var mı?
Ticari şartlar hakkında
- Kapsam dışı taleplerde birim fiyat ve süreç ne? (Bu, projede en çok tartışma üreten kalemdir.)
- Canlıya geçiş sonrası destek hangi kapsamda ve ne kadar süre?
- Kaynak kod, uyarlama dokümanı ve veri kimin mülkiyetinde?
- Ekip değişiminde bilgi aktarımı nasıl garanti altına alınıyor?
Sözleşmeye yazılması gerekenler
Aşağıdakiler "iyi niyet" konusu değildir; yazılı olmalıdır:
1. Kapsam listesi — madde madde, her maddenin standart/uyarlama/geliştirme ayrımıyla.
2. Kabul kriterleri — her ana süreç için, test edilebilir cümlelerle.
3. Atanan ekip — isim, rol ve minimum adam/gün taahhüdü.
4. Veri göçü kapsamı — hangi tablolar, hangi tarih aralığı, kim doğrulayacak.
5. Entegrasyon listesi — hangi sistem, hangi yön, hangi sıklık.
6. Eğitim — kaç kişi, kaç saat, hangi rol için.
7. Canlıya geçiş kriterleri — hangi koşullar sağlanmadan geçiş yapılmaz.
8. Destek — yanıt süresi, kapsam, ücretlendirme.
9. Fikri mülkiyet — uyarlama ve özel geliştirmenin sahipliği.
Uyarı işaretleri
- Süreç analizi yapmadan fiyat veren firma. Kapsam bilinmeden verilen fiyat, proje sırasında değişir.
- "Her şey standartta var" diyen firma. Hiçbir ürün her süreci standartta karşılamaz; bu cevap, uyarlama maliyetinin sözleşme sonrasına bırakıldığını gösterir.
- Referans veremeyen firma. Müşteri adı paylaşılamıyorsa bile sektör, ölçek ve proje kapsamı anlatılabilmelidir.
- Yüzde vaadi veren firma. "Stok doğruluğunu %30 artırırız" gibi ölçülmemiş taahhütler, ölçüm yöntemi tanımlanmadan verilmişse anlamsızdır.
- Tek kişiye bağımlı ekip. Projeyi bir kişi taşıyorsa, o kişi ayrıldığında proje durur.
Biz nasıl çalışıyoruz?
Bu soruyu bize de sorabilmeniz için kendi yöntemimizi açıkça yazıyoruz:
- Önce süreç haritası. Ekran görmeden önce süreçleri çıkarıyor, hangi maddenin standartta olduğunu, hangisinin uyarlama veya geliştirme gerektirdiğini madde madde işaretliyoruz.
- Kapsam ve kabul kriterleri yazılı. "Devreye alındı" yerine test edilebilir cümleler kullanıyoruz.
- Ürün bağımsız değerlendirme. Mevcut ERP'niz yeterliyse değiştirmemenizi öneriyoruz; bunu proje kaybetme pahasına söylüyoruz.
- Ölçülmemiş sonuç taahhüdü vermiyoruz. Ne kadar iyileşeceğini önceden söylemiyoruz; neyin ölçülebilir hâle geleceğini söylüyoruz.
Ayrıntılı yaklaşım [ERP danışmanlığı ve geliştirme sayfamızda](/cozumler/erp-danismanligi). Ürün seçimini nasıl yaptığımızı [ERP seçim rehberinde](/blog/erp-secim-rehberi), aday ürünlerin dürüst karşılaştırmasını [SAP alternatifleri](/blog/sap-alternatifleri) yazısında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ürünün kendi iş ortağı mı, bağımsız danışman mı?
Ürün iş ortağı, ürünü daha derin bilir ve üreticiyle doğrudan kanalı vardır. Bağımsız danışman, ürün seçiminde daha tarafsız olabilir. Uygulamada en sağlıklısı, seçim danışmanlığı ile uygulama işini ayrı taraflara vermektir; ancak bu ek maliyet demektir ve her ölçek için gerekli değildir.
Danışmanlık ücreti nasıl hesaplanır?
Genellikle adam/gün üzerinden. Dikkat edilecek nokta, toplam gün sayısının hangi kapsam için verildiğidir. Kapsam listesi olmadan verilen adam/gün, tahmin değil temennidir.
Proje ne kadar sürer?
Süre, kapsamla doğru orantılıdır. Tek şirket, standart üretim, sınırlı entegrasyon için birkaç ay; çok şirketli, yoğun entegrasyonlu yapılarda belirgin biçimde uzun sürer. Süre taahhüdü isterken kapsamın da sabitlendiğinden emin olun.
Canlıya geçtikten sonra ne olur?
Asıl iş burada başlar. İlk üç ay, kural setindeki eksiklerin ortaya çıktığı dönemdir. Destek kapsamının bu dönemi kapsadığından ve yanıt süresinin yazılı olduğundan emin olun.